Jeśli prowadzisz spółkę wpisaną do KRS i zajmuje Cię kwestia aktualizacji danych – ten artykuł jest dla Ciebie. Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski o zmianę danych w rejestrze przedsiębiorców składa się wyłącznie elektronicznie, przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl). Papierowy formularz KRS-Z3 złożony po tej dacie zostanie odrzucony.
Poniżej znajdziesz kompletny poradnik: co zgłaszać, jak to zrobić krok po kroku, ile to kosztuje (uwaga – od listopada 2025 r. taniej) i co grozi za opóźnienie.
Najważniejsze informacje w skrócie:
- Od 1 lipca 2021 r. wszystkie wnioski o zmianę danych w KRS składa się wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl) – papierowy formularz zostanie odrzucony bez rozpoznania.
- Termin na zgłoszenie każdej zmiany wynosi 7 dni od zdarzenia, a jego przekroczenie może skutkować wszczęciem postępowania przymuszającego i wymierzeniem grzywny nawet do 15 000 zł.
- Od 29 listopada 2025 r. koszt zmiany danych wynosi 250 zł – zniesiono opłatę za ogłoszenie w MSiG.
- Do podpisania wniosku wystarczy profil zaufany.
Spis treści
Co zmieniło się 1 lipca 2021 r. w KRS?
Przed 1 lipca 2021 r. zmiana danych w KRS wymagała złożenia papierowego wniosku – osobiście w sądzie lub pocztą. Formularz KRS-Z3, wypełniony był ręcznie lub na komputerze a sąd rejestrowy wymagał dołączenia oryginalnych uchwał z podpisami.
Od 1 lipca 2021 r. ta procedura uległa zmianie. Na mocy nowelizacji ustawy o KRS z 26 stycznia 2018 r. (z kilkukrotnie przesuwanym terminem wejścia w życie) wszystkie spółki handlowe i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców mają obowiązek składania wniosków wyłącznie przez Portal Rejestrów Sądowych – skrót PRS, adres: prs.ms.gov.pl.
Co konkretnie się zmieniło:
- Koniec papierowych wniosków – złożenie formularza w formie papierowej skutkuje jego odrzuceniem przez sąd rejestrowy.
- Podpisy elektroniczne – wniosek musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym. Każda osoba uprawniona podpisuje wniosek samodzielnie przez PRS.
- Elektroniczne pełnomocnictwa – jeśli wniosek składa adwokat lub radca prawny, pełnomocnictwo dołącza się w postaci elektronicznej.
- Elektroniczne dokumenty – uchwały, protokoły i inne dokumenty dołącza się jako skany lub pliki PDF. Akty notarialne identyfikuje się numerem z systemu CREWAN – bez konieczności skanowania.
Artykuł skupia się na spółce z o.o. jako najczęściej występującej w obrocie formie prawnej prowadzonej działalności gospodarczej, jednak zasady są identyczne dla spółek osobowych i innych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.
Potrzebujesz pomocy przy aktualizacji danych w KRS lub masz wątpliwości co do prawidłowości wniosku?
Kancelaria PMTW w Tychach obsługuje przedsiębiorców w sprawach rejestrowych i korporacyjnych.
Kancelaria Prawna PMTW
ul. Towarowa 23, 43-100 Tychy
Jakie dane musisz zgłaszać do KRS?
Obowiązkowi wpisu podlega każda zmiana danych, które są już wpisane w KRS. Oznacza to, że każda modyfikacja wskazanych poniżej przykładowych informacji wymaga złożenia wniosku do KRS – bez wyjątku.
| Rodzaj zmiany | Przykłady | Wymagane dokumenty |
|---|---|---|
| Zmiana zarządu (skład, reprezentacja) | Powołanie nowego prezesa, odwołanie członka zarządu, rezygnacja, zmiana sposobu reprezentacji | Uchwała zgromadzenia wspólników, oświadczenie o rezygnacji, zgoda osoby powołanej |
| Zmiana adresu lub siedziby spółki | Przeniesienie biura do nowego lokalu lub miasta, zmiana ulicy / numeru | Uchwała zarządu o zmianie adresu lub uchwała wspólników o zmianie umowy spółki (w przypadku zmiany miejscowości) |
| Zmiana umowy spółki / statutu | Zmiana przedmiotu działalności (PKD), zmiana nazwy, nowe postanowienia umowy | Uchwała zgromadzenia wspólników (wymagana forma aktu notarialnego lub przez S24), nowy tekst jednolity umowy spółki |
| Zmiana wspólników | Zbycie / nabycie udziałów, umorzenie udziałów, wejście nowego wspólnika | Umowa sprzedaży udziałów (forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), zaktualizowana lista wspólników |
| Zmiana kapitału zakładowego | Podwyższenie lub obniżenie kapitału zakładowego | Uchwała zgromadzenia wspólników, zmiana umowy spółki, oświadczenia wspólników o objęciu udziałów |
| Zmiana firmy (nazwy) spółki | Nowa nazwa handlowa, dodanie / usunięcie członu | Uchwała zgromadzenia wspólników, zmiana umowy spółki |
| Zmiana prokurentów | Ustanowienie, odwołanie prokury | Uchwała zarządu o udzieleniu / odwołaniu prokury |
| Zmiana przedmiotu działalności (PKD) | Dodanie nowych kodów PKD, usunięcie nieaktualnych pozycji PKD | Uchwała o zmianie umowy spółki lub samodzielna zmiana wpisu (dla PKD 2025 – obowiązek aktualizacji przy pierwszym wniosku) |
Ważne: Obowiązek zgłoszenia dotyczy wyłącznie danych już wpisanych do rejestru. Jeśli w KRS nie ma informacji o danej osobie lub adresie oddziału – nie ma co aktualizować, trzeba najpierw złożyć wniosek o wpisanie.
Jak złożyć wniosek o zmianę danych w KRS – krok po kroku
Krok 1 – Rejestracja i logowanie na Portalu Rejestrów Sądowych
Wejdź na prs.ms.gov.pl i zaloguj się. Dostępne metody logowania to profil zaufany, aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna większości polskich banków oraz e-dowód z czytnikiem NFC.
Alternatywnie możesz użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego (np. SimplySign, Certum, EuroCert) lub konta w Module Tożsamości PRS (login i hasło zakładane bezpośrednio na portalu). Pełnomocnicy – adwokaci i radcowie prawni – logują się standardowo i podpisują wnioski własnym podpisem elektronicznym na podstawie pełnomocnictwa.
Krok 2 – Wybór odpowiedniego formularza
Po zalogowaniu wybierz moduł e-Formularze KRS, a następnie opcję Wniosek o zmianę. Wpisz numer KRS swojej spółki – system automatycznie pobierze aktualne dane z rejestru.
Następnie zaznaczasz zakres informacyjny, który chcesz zmienić. System sam dobiera odpowiednie sekcje formularza. Dla orientacji – poniżej znajdują się odpowiedniki dawnych formularzy papierowych.
| Dawna nazwa formularza | Zakres zmiany |
|---|---|
| KRS-Z3 (wniosek główny) | Zmiana danych sp. z o.o. lub S.A. – wszelkie zmiany w rejestrze przedsiębiorców |
| KRS-ZK (załącznik) | Zmiany w organach: zarząd, rada nadzorcza, komisja rewizyjna |
| KRS-ZE (załącznik) | Zmiana wspólników sp. z o.o. – lista wspólników, udziały |
| KRS-ZM (załącznik) | Zmiana przedmiotu działalności – kody PKD |
| KRS-ZL (załącznik) | Prokurenci – ustanowienie, odwołanie |
| KRS-ZA (załącznik) | Oddziały spółki |
| KRS-Z1 | Zmiana danych spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej |
Uwaga: W samym portalu PRS nie ma widocznych oznaczeń „KRS-ZK” czy „KRS-ZM”. System prowadzi Cię przez logiczny formularz podzielony na sekcje. Powyższe nazwy mogą się przydać w korespondencji z prawnikiem lub biurem rachunkowym.
Krok 3 – Wypełnienie wniosku i załączniki
Formularz wypełnia się online. Pola wymagane są oznaczone. Pamiętaj:
- Dane aktualne vs. nowe – system wyświetla dane z KRS. Wprowadzasz tylko to, co ma się zmienić.
- Załączniki – dodajesz je jako pliki PDF (skany dokumentów z oryginalnymi podpisami lub dokumenty podpisane elektronicznie). Akty notarialne dołączasz podając tylko numer CREWAN – system pobierze dokument automatycznie.
- Wieloosobowa reprezentacja – jeśli umowa spółki wymaga podpisów dwóch członków zarządu, wniosek musi być podpisany przez obie osoby. Każda loguje się osobno i składa podpis w systemie.
- PKD 2025 – od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje nowa klasyfikacja. Jeśli składasz jakikolwiek wniosek o zmianę, system może wymagać aktualizacji kodów PKD do nowej klasyfikacji.
Ważne: Jeśli dołączasz do wniosku skan dokumentu sporządzonego w postaci papierowej, masz obowiązek przesłania oryginału dokumentu do sądu rejestrowego w terminie 3 dni. Tylko występujący w sprawie profesjonalny pełnomocnik (radca prawny, adwokat) lub notariusz może poświadczyć w systemie PRS skan pisemnego dokumentu.
Krok 4 – Opłata i wysłanie wniosku
Po wypełnieniu wniosku system przenosi Cię do systemu e-Płatności. Możesz zapłacić BLIK-iem, kartą płatniczą lub szybkim przelewem. Opłatę wnosi się na konto Sądu Apelacyjnego w Krakowie (nie bezpośrednio do sądu rejestrowego).
Po opłaceniu wniosek zostaje złożony elektronicznie. Otrzymujesz potwierdzenie wpłynięcia pisma. Dalszą korespondencję sądową (wezwania do uzupełnienia, orzeczenie o wpisie) odbierasz przez skrzynkę doręczeń w PRS – tam też możesz śledzić status sprawy.
Terminy zgłaszania zmian do KRS
Podstawowy termin: 7 dni od zdarzenia powodującego zmianę (art. 22 ust. 1 ustawy o KRS).
Domniemanie prawdziwości wpisów (art. 17 ustawy o KRS): dane wpisane do rejestru są domniemywane jako prawdziwe. Oznacza to, że jeśli KRS wskazuje jako prezesa osobę, która faktycznie zrezygnowała, ale zmiana nie została jeszcze wpisana – kontrahenci mają prawo polegać na danych rejestrowych. Jeżeli w KRS wpisano dane niezgodnie ze zgłoszeniem spółki albo bez jej zgłoszenia, a spółka nie wystąpiła niezwłocznie o ich sprostowanie, to nie może powoływać się wobec osoby trzeciej działającej w dobrej wierze na to, że wpis jest nieprawdziwy.
Koszty zmiany danych w KRS
Od 29 listopada 2025 r. zmieniły się zasady ponoszenia opłat. Ustawa nowelizująca z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1556) uchyliła art. 13 ust. 1 ustawy o KRS znosząc obowiązek zgłaszania wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym a razem z nim zniknęła dodatkowa opłata 100 zł za ogłoszenie. Jeśli gdzieś widzisz informację o kwocie 350 zł to jest ona nieaktualna.
| Czynność | Opłata sądowa | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Rejestracja spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS | 500 zł | art. 52 ust. 1 u.k.s.c. |
| Rejestracja spółki w systemie S24 | 250 zł | art. 52 ust. 2 u.k.s.c. |
| Zmiana wpisu w rejestrze przedsiębiorców KRS | 250 zł | art. 55 ust. 1 u.k.s.c. |
| Zmiana wpisu przez system S24 | 200 zł | art. 55 ust. 2 u.k.s.c. |
| Wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców KRS | 300 zł | art. 54 pkt 2 u.k.s.c. |
Opłatę wnosi się przez system e-Płatności zintegrowany z PRS. Potwierdzenie płatności jest automatycznie przypisywane do wniosku – nie trzeba dołączać potwierdzenia przelewu.
Konsekwencje braku aktualizacji danych w KRS
Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia zmian może uruchomić postępowanie przymuszające prowadzone przez sąd rejestrowy z urzędu – nie potrzeba wniosku ze strony żadnego z uczestników. Reguluje to art. 24 ustawy o KRS.
Grzywna z art. 24 ustawy o KRS
Procedura przebiega następująco:
- Sąd z urzędu stwierdza brak zgłoszenia i wzywa osoby zobowiązane (konkretnych członków zarządu lub prokurentów) do złożenia wniosku w dodatkowym terminie 7 dni pod rygorem zastosowania grzywny.
- Jeśli termin mija bezskutecznie – sąd obligatoryjnie nakłada grzywnę na obowiązanych.
- Sąd rejestrowy może ponowić grzywnę jeżeli obowiązki dalej nie zostały wykonane.
Wysokość grzywny: w jednym postępowaniu sąd może wymierzyć grzywnę nie wyższą niż 15 000 zł (art. 1052 k.p.c. w zw. z art. 24 ust. 1b ustawy o KRS). Niezapłaconej grzywny nie można zamienić na areszt.
Odpowiedzialność odszkodowawcza
Podmiot wpisany do KRS odpowiada za szkodę, jeżeli zgłosił do rejestru nieprawdziwe dane, albo nie zgłosił w terminie danych, które powinny być wpisane do KRS. W przypadku spółki osobowej (np. spółki jawnej) za taką szkodę odpowiada nie tylko spółka, ale także wspólnicy, którzy odpowiadają za jej zobowiązania całym swoim majątkiem.
Przykład: W spółce z o.o. zmienił się zarząd, ale spółka nie zgłosiła tego do KRS.
Kontrahent sprawdził w KRS, zobaczył nazwisko starego prezesa i podpisał z nim umowę, zakładając że nadal reprezentuje spółkę. W wyniku tego poniósł szkodę (np. zapłacił zaliczkę osobie, która nie była już uprawniona do działania). W takiej sytuacji spółka może odpowiadać za powstałą szkodę, ponieważ nie zgłosiła w terminie zmiany danych do KRS.
Ryzyko wizerunkowe i biznesowe
Rozbieżność między danymi w KRS a rzeczywistością budzi uzasadnione wątpliwości kontrahentów i banków. Nieaktualne dane zarządu mogą blokować otwarcie rachunku, uzyskanie kredytu lub podpisanie umowy z wymagającym kontrahentem.
Potrzebujesz wsparcia przy zmianie danych spółki w KRS?
Kancelaria PMTW w Tychach obsługuje przedsiębiorców w sprawach rejestrowych i korporacyjnych – od prostych aktualizacji po złożone zmiany umowy spółki i struktury udziałowej.
Kancelaria Prawna PMTW
ul. Towarowa 23, 43-100 Tychy
Najczęstsze błędy przy aktualizacji danych w KRS
1. Próba złożenia wniosku papierowego
Nadal zdarza się, że spółki – zwłaszcza starsze, zarejestrowane przed 2021 r. – próbują złożyć formularz KRS-Z3 papierowo. Sąd rejestrowy zwróci taki wniosek bez rozpoznania merytorycznego. Jedyna dopuszczalna droga to Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl).
2. Niedotrzymanie terminu 7 dni
Najczęstszy błąd – szczególnie przy rezygnacji członka zarządu. Termin biegnie od daty zdarzenia, nie od daty, kiedy zarząd zdecyduje się w końcu złożyć wniosek.
3. Niekompletna dokumentacja
Brak dołączenia wymaganego załącznika lub brak aktualizacji wszystkich wymaganych sekcji wniosku skutkuje wezwaniem sądu do uzupełnienia braków. To może opóźnić wpis o kilka tygodni lub nawet o miesiące. Najczęstsze braki: brak tekstu jednolitego umowy spółki po jej zmianie, brak wskazania zmienionych postanowień umowy spółki, brak oświadczeń nowo powołanych członków zarządu, brak aktualnej listy wspólników, brak wskazania adresów do doręczeń członków zarządu.
4. Pominięcie obowiązku aktualizacji adresu siedziby
Wiele spółek przeprowadza się do nowego lokalu, ale nie zgłasza zmiany adresu do KRS – bo wydaje się to mało istotne. Tymczasem sąd rejestrowy doręcza korespondencję na adres wskazany w KRS. Nieaktualny adres w KRS może spowodować, że pisma sądowe, w tym postanowienia czy wezwania do zapłaty grzywny, zostaną uznane za skutecznie doręczone, mimo że spółka faktycznie się z nimi nie zapoznała, a wynikające z nich obowiązki i tak będą podlegały wykonaniu.
5. Błędne podpisanie wniosku
Wniosek musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki zgodnie z zasadami reprezentacji wpisanymi w KRS. Jeśli umowa wymaga reprezentacji dwuosobowej, a wniosek podpisuje tylko jedna osoba – zostanie on zwrócony bez wzywania do uzupełnienia braków.
Kiedy warto skonsultować się z adwokatem lub radcą prawnym?
Choć niektóre zmiany – takie jak aktualizacja adresu siedziby czy wpisanie nowego członka zarządu – technicznie można złożyć samodzielnie przez portal PRS, w praktyce często wymaga to znajomości procedur rejestrowych i prawidłowego przygotowania dokumentów. Często zdarza się tak, że regulacje dotyczące prostej zmiany danych rozsiane są w przepisach kilku ustaw (kodeks spółek handlowych, ustawa o KRS).
Konsultacja z prawnikiem jest wyraźnie wskazana, gdy:
- Zmiana dotyczy umowy spółki – wymaga uchwały zgromadzenia wspólników, często w formie notarialnej, a treść nowych postanowień musi być zgodna z k.s.h.
- Zmieniają się udziały lub wchodzi nowy wspólnik – umowa zbycia udziałów wymaga określonej formy (pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi), a lista wspólników musi zawierać wszystkie przepisane prawem elementy.
- Przekształcenie spółki lub podwyższenie kapitału – to wieloetapowe procedury korporacyjne z wymaganiami formalnymi, których błędy trudno naprawić post factum.
- Spółka ma złożoną strukturę zarządu – ryzyko błędów w reprezentacji jest wyższe.
- Sąd wezwał do uzupełnienia wniosku lub wszczął postępowanie przymuszające – wtedy czas jest ograniczony, a konsekwencje błędu kosztowne.
FAQ – często zadawane pytania
Czy mogę złożyć wniosek do KRS papierowo po 1 lipca 2021 r.?
Spółki i inne podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS muszą składać wnioski wyłącznie elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Wniosek papierowy (np. formularz KRS-Z3) zostanie zwrócony bez rozpoznania. Organizacje pozarządowe, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nadal mogą składać wnioski także w formie papierowej, choć planowana jest pełna elektronizacja tych postępowań w przyszłości.
Jaki formularz wybrać przy zmianie zarządu sp. z o.o.?
W Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) nie wybiera się już konkretnych formularzy, takich jak dawny KRS-ZK. Wniosek tworzy się poprzez wskazanie zakresu zmian, a system automatycznie udostępnia odpowiednie sekcje do wypełnienia. W przypadku zmiany zarządu należy wybrać zakres dotyczący zmiany składu organów spółki. Następnie wskazuje się osoby odwoływane lub rezygnujące oraz osoby nowo powoływane do zarządu. Do wniosku należy dołączyć odpowiednie uchwały, a w przypadku nowych członków zarządu także ich dane, adres do doręczeń oraz oświadczenie o wyrażeniu zgody na powołanie.
Ile mam czasu na zgłoszenie zmiany danych spółki?
Zgłoszenia należy dokonać w terminie 7 dni od daty zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu np. podjęcia uchwały o zmianie adresu. Termin ten wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o KRS.
Co się stanie, jeśli przekroczę termin 7 dni na złożenie wniosku o zmianę danych?
Sąd rejestrowy monitoruje obowiązki rejestrowe i może z urzędu wszcząć postępowanie przymuszające. W takim przypadku sąd najpierw wezwie do złożenia wniosku w dodatkowym terminie. Jeśli tego nie zrobisz – nałoży grzywnę (jednorazowo do 15 000 zł), którą może ponowić. Wniosek złożony po terminie nadal zostanie rozpoznany – nie traci mocy, ale niewykonanie obowiązku może skutkować koniecznością zapłaty grzywny.
Czym się różni zmiana adresu od zmiany siedziby spółki?
Zmiana adresu polega na zmianie ulicy lub numeru budynku w obrębie tej samej miejscowości, w której spółka ma siedzibę. W takim przypadku wystarczy uchwała zarządu. Zmiana siedziby oznacza natomiast zmianę miejscowości, w której znajduje się spółka (np. z Katowic do Tychów). Wymaga to podjęcia uchwały przez wspólników w przedmiocie zmiany umowy spółki, ustalenia tekstu jednolitego umowy spółki oraz zgłoszenia tej zmiany do KRS.
Czy mogę samodzielnie złożyć wniosek bez pełnomocnika?
Tak. Żaden przepis nie wymaga, aby wniosek składał adwokat lub radca prawny. Wystarczy założyć konto na login.gov.pl i dostęp do portalu PRS. Przy prostych zmianach – jak aktualizacja adresu czy zmiana jednego członka zarządu – wiele spółek obsługuje to samodzielnie lub przez dział finansowo-księgowy. Przy bardziej złożonych zmianach korporacyjnych warto jednak skonsultować się z prawnikiem, by uniknąć zwrotu wniosku lub wezwania do uzupełnienia braków formalnych.
Co się zmieniło w kosztach po listopadzie 2025 r.?
Od 29 listopada 2025 r. zniesiono obowiązek ogłaszania wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Znikła wraz z nim opłata 100 zł za ogłoszenie. Podstawowy koszt zmiany danych w rejestrze przedsiębiorców wynosi teraz 250 zł (sama opłata sądowa). Wcześniejsze informacje o kwocie 350 zł są nieaktualne.
Co to jest newsletter KRS i do czego służy?
Newsletter KRS to bezpłatna usługa, która pozwala otrzymywać powiadomienia o zmianach dotyczących wybranego podmiotu wpisanego do KRS, np. Twojej spółki lub kontrahenta. Po zapisaniu się do newslettera otrzymujesz informację o nowych wpisach lub wykreśleniach w rejestrze. Subskrypcja działa przez 12 miesięcy z możliwością jej przedłużenia. Usługa jest dostępna w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) od 2022 r. i pozwala na bieżąco monitorować zmiany w KRS, np. dotyczące zarządu, wspólników czy adresu spółki.
Treść niniejszego artykułu ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.